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Sociétés anonymes : l’Assemblée Générale annuelle à l’heure du confinement

5 avril 2020

1. Position de la question

Les sociétés ont l’obligation de tenir annuellement une Assemblée Générale de leurs actionnaires ayant pour mission d’approuver les comptes annuels et de se prononcer sur la décharge des administrateurs et commissaires.

Cette Assemblée Générale a le plus souvent lieu entre les mois d’avril et de juin, dès lors que la plupart des sociétés tiennent une comptabilité par année civile (l’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année) et que l’Assemblée Générale doit se tenir au plus tard dans les six mois de la fin de l’exercice comptable.

La période des Assemblées Générales annuelles approche donc à grands pas et les mesures exceptionnelles prises dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, caractérisée par le confinement à domicile de tous les citoyens qui ne justifient pas d’un « bon motif » pour se déplacer, suscitent l’interrogation légitime des sociétés quant à la tenue effective de ces assemblées.

Si l’assistance à une Assemblée d’actionnaires n’est pas considérée comme un motif valable de déplacement, les sociétés ne peuvent toutefois pas interdire à leurs actionnaires d’y assister physiquement.

2. Les solutions apportées par le Code des sociétés et des associations

Diverses dispositions du Code des sociétés et des associations permettent déjà de remédier aux conséquences du confinement sur la tenue des Assemblées Générales d’actionnaires:

a) La participation à distance

Le Code prévoit la possibilité de participer à l’Assemblée Générale à distance grâce à un moyen de communication électronique ou en votant par écrit avant l’Assemblée, à condition de pouvoir identifier l’actionnaire.

Ces facultés et les modalités de leur exercice doivent toutefois avoir été prévues statutairement.

A défaut, les actionnaires pourront recourir soit au vote par procuration, soit à la prorogation de l’Assemblée, soit à son ajournement.

b) Le vote par procuration

Il est toujours possible pour les actionnaires de voter par le biais d’une procuration dûment datée et signée, jointe à la convocation à l’Assemblée Générale, permettant ainsi de limiter le nombre de personnes devant se déplacer.

Idéalement, la procuration doit reprendre pour chaque point de l’ordre du jour, le sens du vote de l’actionnaire.

Le renvoi d’une procuration n’interdit toutefois pas la présence physique de l’actionnaire à l’Assemblée auquel cas il récupère son droit de vote.

c) La prorogation de l’Assemblée

Le droit de prorogation appartient à l’organe de gestion de la société et ne vaut que pour les Assemblées Générales annuelles.

Il permet à l’organe de gestion, lorsque l’intérêt de la société le requiert, de proroger, séance tenante (c’est-à-dire après que l’Assemblée Générale ait été constituée) la décision relative à l’approbation des comptes annuels à trois semaines. Le report peut aller jusqu’à cinq semaines dans les sociétés cotées.

S’il est fait usage de cette prérogative, le Président de l’Assemblée Générale est tenu d’y donner suite.

L’exercice de cette faculté par l’organe de gestion de la société a pour conséquence la suppression des points de l’ordre du jour qui concernent l’approbation des comptes annuels et des autres points inscrits à l’ordre du jour y relatifs. Cette prorogation n’annule toutefois pas les autres décisions prises à moins que l’Assemblée Générale n’en décide autrement.

L’Assemblée Générale organisée en raison du report doit faire l’objet de nouvelles convocations et doit à tout le moins contenir les points figurant à l’ordre du jour de l’assemblée générale reportée. Les procurations émises pour la première Assemblée Générale restent valables s’il n’y a pas de nouveaux points inscrits à l’ordre du jour.

L’Assemblée Générale annuelle ne peut être reportée qu’une seule fois et l’exercice du droit de prorogation par l’organe de gestion n’interrompt pas le délai endéans lequel les comptes annuels doivent être approuvés.

Il convient donc de veiller à ce que l’approbation des comptes annuels intervienne dans le délai légal nonobstant la prorogation.

Or, dans la mesure où il n’existe à l’heure actuelle aucune certitude quant à la durée exacte du confinement, la prorogation de la décision d’approbation des comptes annuels pourrait s’avérer insuffisante.

d) L’ajournement de l’Assemblée

L’ajournement peut être sollicité pour tout type d’Assemblée Générale (ordinaire, extraordinaire ou particulière).

Cette démarche qui relève de l’organe de gestion de la société (ou du commissaire) peut être exercée même dans l’hypothèse où l’Assemblée aurait déjà été convoquée mais à la condition que celle-ci n’ait pas encore commencé.

La décision d’ajournement appartient, in fine, à l’Assemblée Générale qui, concrètement, décide de s’ajourner elle-même.

La convocation à l’Assemblée Générale doit donc à la fois faire état de la date initiale de convocation et de la décision d’ajournement. Une nouvelle date sera alors fixée ultérieurement par l’organe de gestion, ce qui nécessite d’établir une procuration.

A nouveau, il est essentiel de garder à l’esprit que cette décision d’ajournement ne suspend pas le délai de six mois prescrit par le Code des sociétés. Il faut donc s’assurer que le délai légal d’approbation des comptes annuels soit respecté malgré l’ajournement.

3. Conclusion

En conclusion, la participation à distance est une solution viable mais doit être prévue statutairement. A défaut, les actionnaires pourront toujours décider de recourir au vote par procuration.

Enfin, le report ou l’ajournement constituent des alternatives intéressantes à la condition de veiller à ce que l’Assemblée Générale suivante soit organisée dans le délai légal.

En ce qui concerne la réunion du conseil d’administration, rien ne s’oppose en l’état actuel de la législation à l’organisation de réunions à distance étant entendu que seules les décisions prises à l’unanimité peuvent l’être par écrit (échange de mails par exemple). S’il y a une voix discordante au sein d’un conseil d’administration, la décision des administrateurs doit être exprimée « oralement » ce qui posera, le cas échéant, des questions relatives à la validité de la réunion et au contrôle des présences et des votes exprimés.

Il convient toutefois d’indiquer qu’un Arrêté Royal a été annoncé et qu’il pourrait simplifier certaines des mesures expliquées plus haut.

Xavier Ibarrondo et Paul Moreno