Politique de traitement des données

1- Le présent document contient la politique de traitement des données du cabinet d’avocats NOVALIS AVOCATS (ci-après « NOVALIS »).

NOVALIS est le nom commercial de JANSSENS ET ASSOCIES – SOCIETE CIVILE D’AVOCATS SRL, inscrite au registre de la BCE sous le numéro 0457.681.929 et dont le siège social est sis à 1400 Nivelles, rue de la Procession 25.

Le cabinet principal et siège d’exploitation de NOVALIS est sis à 1400 Nivelles, rue du Panier Vert 70 et le cabinet secondaire est sis à 1060 Bruxelles, chaussée de Charleroi 70/6.

 

2- En mandatant le Cabinet, le Client déclare avoir lu et compris les dispositions ci-dessous relatives au traitement des données personnelles.

Il déclare avoir disposé de suffisamment de temps pour prendre en considération le fait de confier ses données personnelles à son avocat pour le traitement de son dossier.

Il consent au traitement de ses données personnelles pour les finalités exposées ci-dessous, dans les conditions prévues ci-dessous et au fait que les membres du Cabinet pourront y accéder lorsque cela sera nécessaire pour le traitement du dossier, et que ses données pourront être échangées avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire en Belgique et dans l’UE, pour le traitement du dossier.

Son consentement est valide aussi longtemps que le Client aura recours aux services de son avocat.

Le Client pourra retirer par écrit, en tout ou en partie, à tout moment.

 

3- NOVALIS est soucieux de la protection des données personnelles de ses clients. Toutes les données collectées sont traitées conformément aux dispositions relatives à la protection des données et de la vie privée en vigueur en Belgique et à la politique de traitement des données personnelles du cabinet.

 

4- À QUI S’ADRESSE CETTE DÉCLARATION ?

Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui rentrent en contact avec NOVALIS, en ce compris celles qui naviguent sur le site internet ; demandent des informations relatives aux services du Cabinet ; sont les clients du Cabinet ; travaillent pour les clients du Cabinet, ou auprès de ses fournisseurs.

 

5- POURQUOI COLLECTE-T-ON VOS DONNÉES ?

Dans le cadre de la mission que le client confie à son avocat, celui-ci doit recueillir un certain nombre d’informations concernant le client ou son représentant, afin de réaliser les tâches liées à cette mission, à savoir :

  • La correspondance avec le client concernant le dossier ;
  • La facturation ;
  • L’exécution par l’avocat de son mandat, et notamment la correspondance avec tous les tiers nécessaire à l’accomplissement de la mission ;
  • L’exécution par l’avocat de ses obligations légales et déontologiques.

Les données collectées pourraient être utilisées pour une autre mission qui sera nécessairement étroitement liée à celles énumérées ci-dessus.

 

6- QUELLES DONNÉES SONT COLLECTÉES ?

Les données collectées sont les suivantes :
Données d’identité du client ou son représentant : nom, prénom, adresse privée, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, photographie d’identité, carte d’identité, nationalité ;
Données de contact du client ou son représentant : adresse de correspondance, adresse email, téléphone, adresse de facturation, coordonnées bancaires.
Données nécessaires : Toutes les données strictement nécessaires à accomplir les tâches listées ci-dessus.

Ces données peuvent, si cela est nécessaire au traitement du dossier être des données sensibles, telles que des images médicales, des rapports de laboratoire, des données d’échantillons biologiques, des lettres et des rapports rédigés des médecins qui vous ont traité ou encore des données ayant trait à votre race/origine ethnique, votre orientation sexuelle, votre appartenance syndicale ou à vos croyances religieuses ou philosophiques ou autres.

 

7- SUR BASE DE QUEL FONDEMENT JURIDIQUE ?

Ces données sont collectées avec votre accord et /ou en raison de l’intérêt légitime du Cabinet, qui doit être en mesure d’exercer son mandat. Il s’agit en particulier :

  • Des contraintes professionnelles (nous devons assurer la gestion du dossier)
  • Des contraintes comptables et fiscales du Cabinet (facturation, listing TVA, …)
  • Des contraintes procédurales (identification des parties dans les actes de procédure)
  • Des contraintes légales (blanchiment et déclaration de dispositif transfrontalier ayant une incidence fiscale, responsabilité professionnelle) ;
  • De besoins commerciaux (communications commerciales, annonces, vœux …)

Les données collectées sont utilisées conformément aux lois européennes et nationales sur la protection des données.

Les informations recueillies dans le cadre du dossier sont enregistrées dans un fichier informatisé par le Cabinet pour l’exécution des obligations découlant du mandat confié à l’avocat, la communication avec le client et la facturation.

Le traitement de ces données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Cabinet, nécessaire à l’exécution du contrat de mandat confié au Cabinet et nécessaire au respect des obligations légales et déontologiques du Cabinet.

 

8- QUI EN EST LE RESPONSABLE ?

Le Cabinet est responsable des données de la personne concernée. Celle-ci peut à tout moment contacter le cabinet ou l’avocat en charge du dossier pour poser toutes les questions qu’elle jugera utiles.

Le client marque son accord pour un tel traitement.

 

9- COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES STOCKÉES ? COMBIEN DE TEMPS ?

Les données sont stockées sous la forme de dossier papier et/ou de dossier électronique, sous la responsabilité du cabinet qui prend toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité.

De manière générale, le cabinet assure un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le client a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement.

Si les données doivent être partagées pour le traitement du dossier, elles le seront grâce à un système électronique d’échange d’informations et/ou dans le cadre d’une procédure en justice, par le biais du système électronique edeposit/DPA ou toute autre appellation.

Les données sont stockées pour la durée du traitement du dossier confié à l’avocat. Une fois le dossier clôturé, les données sont stockées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de l’avocat, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.

Si le client le souhaite, il pourra être contacté dans le cadre des activités d’information organisées par l’avocat ou afin de recevoir la lettre d’information de son cabinet.

 

10- QUI AURA ACCÈS À VOS DONNÉES ? PAS DE TRANSFERT HORS UE

Les membres du cabinet auront accès au dossier du client afin de pouvoir le traiter, ainsi que les membres du personnel administratif employé par le Cabinet, ou auquel le Cabinet fait appel.

Si le traitement du dossier le requiert, l’avocat est autorisé à partager toutes les données du dossier avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire.

Si le traitement du dossier doit se faire ailleurs qu’en Belgique, dans l’Union européenne (UE), les données qui vous concernent et qui ont été collectées par votre avocat peuvent être partagées avec des professionnels du droit d’autres pays de l’UE. L’avocat se tient à disposition de la personne concernée pour plus d’informations sur le ou les professionnel(s) qui s’occuperont de votre dossier dans ce(s) pays de l’UE.

 

11- QUELS SONT VOS DROITS ?

La personne concernée a le droit :

  • D’être informée sur la manière dont ses données seront supprimées du dossier. Il est possible cependant que l’on ne puisse pas retirer toutes les informations, notamment celles qui ont été utilisées pour introduire une action en justice ou pour défendre les droits du client en justice.
  • D’être informé sur fins auxquelles les données seront traitées et sur les personnes qui auront accès à ces données.
  • De recevoir les informations qui sont enregistrées et de demander des corrections, si certaines informations ne sont pas correctes.
  • De recevoir toutes les informations concernant la personne concernée qui sont enregistrées sous un format portable et lisible.

Le Cabinet a le devoir de s’assurer que les données sont traitées en toute sécurité et d’avertir la ou les personne(s) concernée(s) si la sécurité de vos données n’est pas respectée.

 

12- Toute requête ou question quant à ces droits peut être adressée par courrier à l’adresse du Cabinet ou par email à l’adresse suivante : privacy@novalis.law

Le client peut à tout moment contacter son avocat, le Cabinet ou à L’Autorité de protection de la vie privée : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. : 02/274 48 00, Fax : 02/274 48 35, Email : contact@apd-gba.be

 

13- COOKIES

Le site contient des « cookies ». Un « cookie » est un petit fichier envoyé par le serveur du site qui s’enregistre sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur. Il garde la trace du site visité et contient un certain nombre d’informations relatives à cette visite.

Les cookies utilisés par le site servent à faire fonctionner le site et permettre la navigation (« cookies techniques de sessions »), à réaliser des statistiques (« cookies analytiques ») et à faciliter l’utilisation du site pour la rendre plus agréable et personnalisée (par exemple, mémorisation de la langue choisie…)(« cookies fonctionnels »).

L’utilisation des cookies nécessite la collecte de données personnelles concernant l’utilisateur. Les données collectées ne sont en aucun cas transmises à des tiers. Le cabinet a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger la perte, l’usage abusif ou l’altération des éventuelles informations reçues sur le site. La gestion des données personnelles est en tous les cas conforme à la politique de gestion des données personnelles du Cabinet.

L’utilisateur peut accepter ou refuser l’utilisation des cookies qui ne sont pas « techniques ». Il est néanmoins recommandé d’accepter les cookies pour un fonctionnement optimal du site. L’utilisateur peut à tout moment désactiver les cookies en suivant les instructions fournies par son navigateur :
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Pour Firefox :
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Pour Opera : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html.
Pour les autres navigateurs : l’Utilisateur se référera aux instructions propres au navigateur.

 

14- Le Cabinet peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur le site internet.