DISPOSITIONS INTRODUCTIVES
Le présent document contient la politique de traitement des données du cabinet d’avocats NOVALIS AVOCATS (ci-après « NOVALIS »).
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NOVALIS est le nom commercial de NOVALIS AVOCATS SRL, inscrite au registre de la BCE sous le numéro 0457.681.929 et dont le siège social est sis à 1400 Nivelles, rue du Panier Vert, 70.
Le cabinet principal et siège d’exploitation de NOVALIS est sis à 1400 Nivelles, rue du Panier Vert 70 et le cabinet secondaire est sis à 1060 Bruxelles, chaussée de Charleroi 70/6.
NOVALIS est soucieux de la protection des données personnelles de ses clients. Toutes les données collectées sont traitées conformément aux dispositions relatives à la protection des données et de la vie privée en vigueur en Belgique et à la politique de traitement des données personnelles du cabinet.
Le présent document d’information relatif à la protection des données à caractère personnel décrit la manière dont le Cabinet traite les données personnelles du Client ainsi que les droits qu’il peut exercer sur les données qui le concernent en qualité de personne concernée.
Ce document peut être modifié à tout moment, afin notamment de permettre au Cabinet de se conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Le Client est donc invité à le consulter régulièrement.
Le Client peut à tout moment réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en contactant son avocat ou le Cabinet (info@novalis.law).
CONSEQUENCE DU MANDAT DONNE AU CABINET
En mandatant le Cabinet, le Client déclare avoir lu et compris les dispositions ci-dessous relatives au traitement des données personnelles.
Il déclare avoir disposé de suffisamment de temps pour prendre en considération le fait de confier ses données personnelles à son avocat pour le traitement de son dossier.
Il consent au traitement de ses données personnelles pour les finalités exposées ci-dessous, dans les conditions prévues ci-dessous et au fait que les membres du Cabinet pourront y accéder lorsque cela sera nécessaire pour le traitement du dossier, et que ses données pourront être échangées avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire en Belgique et dans l’UE, pour le traitement du dossier.
Son consentement est valide aussi longtemps que le Client aura recours aux services de son avocat.
Le Client pourra le retirer par écrit, en tout ou en partie, à tout moment.
À QUI S’ADRESSE CETTE DÉCLARATION ?
Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui rentrent en contact avec NOVALIS, en ce compris celles qui naviguent sur le site internet ; demandent des informations relatives aux services du Cabinet ; sont les clients du Cabinet ; travaillent pour les clients du Cabinet, ou auprès de ses fournisseurs.
POURQUOI LE CABINET TRAITE-T-IL LES DONNÉES PERSONNELLES ET QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE CES TRAITEMENTS ?
Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques de nos traitements diffèrent.
Le cabinet traite les données de ses Clients suivantes :
| Traitement | Finalité de l’utilisation | Fondement juridique du traitement |
| Gestion de la défense des intérêts des clients et de leurs demandes
| Novalis traite les données dans le cadre des demandes (audits, notes de consultation, avis) et de la défense des intérêts de ses clients, personnes morales ou physiques. | Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation des obligations légales de Novalis conformément au Code judiciaire, et notamment, pour les actes de procédure (article 6.1.c. du R.G.P.D.). – à l’exécution du contrat qui lie le Cabinet à ses clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.) Le Cabinet peut également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D. |
| Gestion administrative des dossiers des clients | Novalis traite les données personnelles dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles du cabinet à l’égard de ses clients, personnes morales ou physiques. | Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation de obligations légales de Novalis visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et par le Code de déontologie de l’avocat, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme (article 6.1.c. du R.G.P.D.) – à l’exécution du contrat qui lie le Cabinet à ses clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.) |
| Gestion des mandats de justice | Novalis traite les données dans le cadre du jugement désignant un des avocats du Cabinet en qualité de mandataire et des obligations légales qui en découlent. | Ce traitement est nécessaire à la réalisation des obligations légales de l’avocat mandataire.
Novalis peut également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D. |
| Gestion de la comptabilité | Novalis traite les données personnelles pour établir la facturation. | Ce traitement est nécessaire à la réalisation des obligations légales du Cabinet définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD). |
| Gestion des relations précontractuelles | Novalis traite les données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que les clients nous adressent (notamment via le formulaire de contact sur notre site), ou les offres de services et les C.V. | Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles (article 6.1.b. du R.G.P.D.) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future. |
| Gestion des fournisseurs | Novalis traite les données personnelles dans le cadre de ses obligations contractuelles à l’égard du client. | Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation des obligations légales du Cabinet visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du R.G.P.D.). – à l’exécution du contrat qui lie le cabinet à ses clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.) |
| Gestion de contentieux éventuel | Novalis peut être amené à traiter des données personnelles pour défendre ses intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux. | Ce traitement est nécessaire à la poursuite de l’intérêt légitime du Cabinet, dès lors qu’une mise en balance de cet intérêt et des intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.) a été effectuée. Le Cabinet pourrait également être amené à traiter des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D. |
QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUI SONT TRAITÉES PAR LE CABINET ET D’OÙ PROVIENNENT-ELLES ?
Novalis collecte uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.
Les données personnelles recueillies sur les clients, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci sont détaillées ci-après :
| Traitement | Les données collectées et traitées | Modalités de la collecte |
| Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients | Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail) Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.) Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.) Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.) Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière) Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients. | Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que : o Bureau d’aide juridique o Compagnie d’assurance o Partie adverse o Conseil technique o Autorité judiciaire ou administrative o Autorité publique (police, etc.) Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles |
| Gestion administrative des dossiers des clients | Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité)
Données d’identification électronique (adresse mail) Photographie (carte d’identité) | Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que : o Bureau d’aide juridique o Compagnie d’assurance o Partie adverse o Conseil technique o Autorité judiciaire ou administrative o Autorité publique (police, etc) Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles. |
| Gestion des mandats de justice | Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail) Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.) Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.) Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.) Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière) Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients. | Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que : o Autorité judiciaire ou administrative compétente o Autorité publique (police, etc) o Conseil technique Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles
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| Gestion de la comptabilité | Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail) Données financières (n° de compte) | Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles. |
| Gestion des relations précontractuelles | Données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone)
Données d’identification électronique (adresse mail) Données communiquées par le client afin d’évaluer si nous pouvons traiter son dossier ou sa demande. En outre, en cas de recrutement : – Données familiales, (noms et prénoms des enfants, état civil) – Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, langue maternelle) – Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.) | Directement auprès du client.
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| Gestion de nos fournisseurs | Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de commande)
Données financières (n° de compte) | Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles (Banque Carrefour des entreprises) |
| Gestion du contentieux | Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail) Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.) Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière) Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients Photographies ou images. | Soit directement auprès du client.
Soit obtenues auprès de la compagnie d’assurance Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.
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AVEC QUI LE CABINET PARTAGE-T-IL LES DONNEES PERSONNELLES ?
Tout partage de données s’effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques et du présent document.
Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l’équipe du Cabinet ou tout confrère, intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou tout conseil technique dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations du Cabinet.
Dans le cadre de la défense de ses intérêts, du mandat donné par le Client et dans la mesure nécessaire, le Cabinet communique les données personnelles du Client aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice compétents.
Le Cabinet est susceptible de transmettre ces données personnelles aux parties adverses dans le cadre de la défense des intérêts du Client et dans la mesure nécessaire.
Le Cabinet est susceptible de transmettre, le cas échéant, les données du client à des organismes bancaires ou d’assurances dans le cadre de la défense des intérêts du client, dans le respect du secret professionnel et dans la mesure nécessaire.
Le Cabinet peut être amené à devoir transmettre les données personnelles à des tiers en vertu de la loi, de décrets ou d’autres dispositions réglementaires auxquelles il ne peut se soustraire.
Le Cabinet peut également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens du R.G.P.D., dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le cabinet a souscrit.
En toutes circonstances, le Cabinet assure la protection des données des Clients par des conventions assurant la confidentialité.
Les prestataires de services avec qui nous sommes amenés à partager les données des clients sont les suivants :
| Type de prestataire de service | Localisation |
| Prestataires de solutions d’envoi d’e-mails | En Europe |
| Prestataires de solutions d’envoi postal | En Europe |
| Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes | En Europe |
| Prestataires de service d’hébergement / Cloud | En Europe |
| Comptables et prestataires de services financiers | En Europe |
| Banques / Assurances | En Europe |
| Assureur tiers-payeur | En Europe |
| Bureau d’aide juridique (Barreaux) | En Europe |
| Avocats – collaborateurs – avocats-stagiaires | En Europe |
| L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be) | En Europe |
| Prestataire de service de copies | En Europe |
Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.
COMBIEN DE TEMPS LE CABINET GARDE-T-IL LES DONNÉES PERSONNELLES ?
La durée de conservation des données personnelles varie selon les finalités des traitements de ses données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi nous impose.
| Le traitement | Durée |
| Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients | La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet. |
| Gestion administrative des dossiers de nos clients | La durée de conservation est de 10 ans à compter de la clôture du dossier. |
| Gestion des mandats de justice | La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet. |
| Gestion de la comptabilité | La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement. |
| Gestion des relations précontractuelles. | Les données sont immédiatement supprimées, à l’exception des C.V., que nous pouvons conserver pendant une année dans notre réserve de recrutement. |
| Gestion de nos fournisseurs | La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement. |
| Gestion du contentieux du cabinet | Les données sont supprimées après l’exécution du jugement ou la clôture définitive du litige. |
LE CABINET TRANSFERE-T-IL LES DONNEES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ?
Les transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :
➢ La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
➢ Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d’entreprise contraignantes, le consentement.
En l’absence de décision d’adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
COMMENT PROTEGEONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS ?
En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle des données personnelles des clients, en vue de les prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le client a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou s’il en suspecte une, nous lui demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.
Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.
QUELS SONT LES DROITS DES CLIENTS ET COMMENT NOUS CONTACTER ?
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le R.G.P.D., ou si le secret professionnel s’y oppose, les clients ont les droits suivants :
➢ Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir que le cabinet traite leurs données personnelles ;
➢ Le droit de recevoir une copie des données traitées ;
➢ Le droit de rectification des données traitées ;
➢ Le droit de retrait du consentement ;
➢ Le droit de s’opposer au traitement de leurs données personnelles notamment si leurs données personnelles sont traitées sur la base de notre intérêt légitime ;
➢ Le droit de limiter le traitement des données traitées ;
- Si le client conteste l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présences avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines données
- Si le traitement de ses données personnelles est illégitime, mais que le client ne souhaite néanmoins pas exercer son droit à l’effacement des données.
- Si nous n’avons plus besoin des données personnelles du client, mais qu’il en a besoin dans le cadre d’une action en
➢ Le droit à l’effacement des données traitées ;
➢ Le droit à la portabilité des données traitées ;
➢ Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, les clients sont invités à consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Le Cabinet donnera suite aux demandes du client dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de sa demande, et l’informera des suites y reservées.
Selon la difficulté de sa demande ou le nombre de requêtes reçues d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, le client sera averti de cette prolongation dans le mois suivant la réception de son formulaire.
En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, le Cabinet est toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
Le client peut exercer ses droits en s’adressant au cabinet à l’adresse mail suivante : privacy@novalis.law ou par envoi postal à l’adresse suivante : Rue du Panier Vert 70 – 1400 Nivelles .
Le Client est invité à joindre à sa demande les pièces ou informations nécessaires à prouver leur identité, à défaut le Cabinet pourra leur revenir afin de solliciter une preuve de son identité, par exemple une copie de sa carte d’identité, en vue de donner les suites utiles à sa demande.
Enfin, lorsque la demande d’exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l’objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.
QUEL EST LE DROIT APPLICABLE ET LA JURIDICTION COMPETENTE ?
La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge.
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MODIFICATIONS
Le Cabinet peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur le site internet.