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COVID-19 : Tenue des Assemblées Générales et conseils d’administrations en période de confinement

12 avril 2020

mise à jour le 11 mai 2020

 

L’Arrêté Royal de pouvoir spéciaux adopté ce 9 avril 2020 instaure un régime optionnel assouplissant temporairement certaines dispositions du Code des sociétés et des associations relatives à la tenue des Assemblées Générales et à la réunion des organes d’administration dans l’actuel contexte de crise sanitaire afin de limiter au maximum la propagation du Covid-19.

La possibilité de se réunir conformément aux dispositions classiques du Code des sociétés et des associations est toutefois laissée aux personnes pouvant tenir les assemblées et réunions sans enfreindre les règles sanitaires relatives au confinement.

 

I. Entrée en vigueur et champ d’application temporel

 

Les dispositions de l’Arrêté sont applicables aux assemblées et réunions qui doivent ou auraient dû se tenir entre le 1er  mars 2020 et le 30 juin 2020 inclus, sous réserve d’une éventuelle prolongation ultérieure de cette période par le Roi.

Elles s’appliquent également aux assemblées et réunions qui sont convoquées durant cette période même si elles n’ont effectivement lieu qu’après le 30 juin 2020.

Les mesures prévues par l’Arrêté ne concernent cependant pas les réunions et assemblées qui se sont déjà tenues.

 

II. Champ d’application matériel

 

Sont concernés :

 

  1. Toutes les sociétés, associations, personnes morales et tout organisme de placement collectif revêtant la forme contractuelle ;
  2. Les personnes morales constituées par ou en vertu d’une loi ou d’un règlement particulier pour autant qu’elles disposent d’un organe d’administration ou d’une Assemblée Générale.

 

III. Tenue des Assemblées Générales

 

a. Tenue de l’Assemblée Générale à distance

 

Malgré une ou plusieurs dispositions statutaires contraires, l’organe d’administration dispose de la faculté d’interdire la présence physique de toutes les personnes ayant le droit de participer à l’assemblée et de leur imposer d’exercer leurs droits exclusivement :

  • En votant à distance avant l’Assemblée Générale par correspondance : l’organe d’administration des sociétés anonymes est tenu de mettre à la disposition des participants à l’assemblée un formulaire ou d’en publier un sur le site internet de la société.
  • En donnant une procuration avant l’Assemblée Générale : l’organe d’administration peut d’ailleurs désigner un mandataire unique étant entendu que ce dernier n’est autorisé à exercer le droit de vote pour le compte de la personne qu’il représente qu’à la condition de disposer d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour.

L’organe d’administration peut par ailleurs imposer que seules des questions écrites lui soient posées et que celles-ci lui soient communiquées, au plus tard le 4ième jour qui précède la date de l’Assemblée Générale.

Il doit alors répondre à ces questions :

  • soit par écrit au plus tard le jour de l’Assemblée Générale mais avant le vote,
  • soit oralement lors de l’Assemblée Générale s’il choisit d’organiser une diffusion en direct ou en différé de l’assemblée par conférence téléphonique ou vidéo.

 

b. Le report de l’Assemblée Générale

 

L’organe d’administration peut décider de reporter une Assemblée Générale ordinaire à une date ultérieure même si celle-ci a déjà été convoquée.

La décision de report doit être portée à la connaissance de toutes les personnes ayant le droit de participer à l’Assemblée Générale. Compte-tenu des circonstances, cette communication doit se faire via le site internet de la société, par courrier électronique ou par courrier ordinaire.

Pour les sociétés cotées, ce report est annoncé par voie de communiqué de presse et sur le site internet de la société au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale déjà convoquée.

L’Arrêté Royal prévoit également l’ajout d’un délai de dix semaines concernant :

  • L’approbation des comptes annuels : Un délai de dix semaines est ajouté à la période de six mois suivant la fin de l’exercice comptable endéans laquelle les comptes annuels doivent être approuvés. Concrètement, si la fin de l’exercice comptable a eu lieu le 31 décembre 2019, les comptes doivent être approuvés pour le 8 septembre 2020 au plus tard.
  • Le dépôt des comptes annuels : Un délai de dix semaines est également ajouté à la période de sept mois endéans laquelle les comptes approuvés doivent être déposés. Si la fin de l’exercice comptable a eu lieu le 31 décembre 2019, les comptes approuvés devront être déposés pour le 9 octobre 2020 au plus tard.
  • La publication du rapport semestriel ou annuel dans les sociétés cotées.

 

Enfin, l’organe d’administration peut reporter toute autre Assemblée Générale qui aurait déjà été convoquée au moment de l’entrée en vigueur de l’arrêté sauf :

  1. Les assemblées convoquées lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif.
  2. Les assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire.
  3. Les assemblées convoquées à la demande des actionnaires ou de membres.

 

IV. Tenue des réunions des Conseils d’administration

 

Toute décision peut, malgré une ou plusieurs dispositions statutaires contraires, être prise par consentement unanime de l’ensemble des membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication électronique.

Toute réunion d’un organe d’administration collégial peut, indépendamment de ce que prévoit les statuts, être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.

Dans l’hypothèse où il s’agit de décisions devant être constatées par acte authentique, il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire un seul membre de l’organe d’administration dûment habilité ou toute autre personne désignée par l’organe d’administration en vertu d’une procuration.

 

Xavier Ibarrondo et Paul Moreno